Как говорить с кем угодно на работе. 72 приема для успешного общения с коллегами, начальниками, подчиненными и клиентами - Лейл Лаундес
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
Глава 18
Как расположить к себе адресата
в электронной переписке
Если вы пользуетесь интернетом, скорее всего, у вас есть адрес электронной почты. А если у вас есть адрес электронной почты, то вы писали и читали электронные письма. Конец главы: вы же умеете пользоваться электронной почтой, верно? Вы написали то, что хотели, и донесли до адресата свою точку зрения? Ваше электронное письмо или сообщение в чате никого не задело и не ранило? Никто не понял его превратно? Никто не нашел в вашем письме скрытый смысл, которого вы в него не вкладывали, верно?
Ну конечно же, получатели письма провалили дело и не поняли ваших намерений! Они прочитали ваше сообщение, осмыслили его, и в их сознании оно стало таким, каким они хотели его видеть. Текст вашего письма, начиная с самого первого слова и заканчивая вашей подписью, время, которое у вас заняло написание ответа, кому вы отправили копию, а кому нет – все это навсегда останется выбитым в камне доказательством того, в чем вас захотят обвинить, чем бы это ни было. (Удаление сообщения на вашем компьютере или других устройствах не поможет, потому что хороший IT-специалист сможет восстановить тексты и сообщения, удаленные несколько месяцев или даже лет тому назад.) Вы не сможете переиграть ваших критиков. Или сможете?
Вообще-то сможете. Потому что есть способы предотвратить ситуацию, когда ваши электронные письма станут искрой, от которой полыхнет вся организация. Я не буду приводить здесь слишком много конкретных советов, потому что в интернете есть много отличных рекомендаций, например:
• Оптимизируйте свое письмо для чтения на мобильных устройствах.
• Не прикрепляйте вложения, за исключением случаев, когда это необходимо.
• Пишите тему сообщения кратко (менее 35 знаков).
• Не меняйте темы сообщений в процессе переписки.
• Пишите короткими абзацами и старайтесь, чтобы ваше электронное письмо было максимально кратким.
• По возможности оформите основные тезисы в виде маркированного списка.
• Написание текста заглавными буквами – аналог крика.
• Используя только строчные буквы, вы выглядите инфантильным человеком.
• Не рассчитывайте на то, что ваше сообщение никогда не будет опубликовано.
• Будьте осторожны, используя функцию «Ответить всем».
• Обращайте внимание на разницу во времени из-за часовых поясов.
• Перед отправкой письма запустите проверку правописания и перечитайте текст письма заново.
• Не отправляйте деловые письма и сообщения в выходные дни и нерабочие часы.
• Будьте осторожны, отправляя скрытые копии – вас могут заподозрить в коварстве и интригах.
• Проверьте все ссылки и убедитесь, что они работают.
• Чтобы ваше сообщение не затерялось среди сотен других, которые увидит получатель, когда придет на работу, отправьте сообщение немного позже времени прибытия этого человека на работу.
Располагающее окончание письма и подпись
Хотя электронная почта давно стала неотъемлемой частью нашей жизни, я обнаружила, что люди все еще допускают оплошности при составлении своей подписи, поэтому давайте ненадолго остановимся на этой теме. Если вы пишете кому-то за пределами вашей компании, подойдет простая подпись с данными вашей организации, которая добавляется автоматически (и даже она вам не нужна, если вы пишете кому-то, с кем давно или близко сотрудничаете). Перед подписью вы можете добавить простое «Спасибо», «Заранее Вам благодарен» или «Хорошего дня». Избегайте подписей с вычурными шрифтами, фотографиями, мелькающими логотипами компании или навороченной графикой, которая загружается целую вечность (очень жаль, что вы не можете «отписаться» от некоторых людей, с которыми вам приходится иметь дело).
Следующий прием поможет вам сделать ваши письма более теплыми и личными. Многие работники в письмах клиентам, коллегам или руководству сразу начинают сообщение с их имен, например «Привет, Хайден», «Здравствуйте, Хайден», «Здоро́во, Хайден» или даже просто «Хайден». Но не позволяйте этому средству привлечения внимания адресата – его собственному имени – потерять свой вес, употребляя его в привычном месте. Заставьте его работать на вас, использовав в другой части вашего сообщения, чтобы отметить важный момент либо подчеркнуть вашу взаимосвязь в конце послания.
Люди оживляются, когда слышат свое имя в толпе, и точно так же они будут уделять больше внимания вашему сообщению, когда встретят в его тексте свое имя. Предположим, вы хотите, чтобы Хайден ответил на ваш вопрос к определенному времени. Если вы напишете просто «Мне нужен ваш ответ к 14 часам пятницы», он может пропустить эту фразу или не придать ей особого значения. Отметьте важность этой фразы, включив в нее имя адресата. Напишите так: «Мне нужен ваш ответ, Хайден, к 14 часам пятницы», и он обратит больше внимания на крайний срок.
Кроме того, использование имени получателя в самом конце сообщения воспринимается адресатом как проявление заботы и внимания к нему. Вы, вероятно, слышали, что имена людей – это самые сладкие для них звуки на свете. Поэтому вместо того, чтобы начать с них ваше электронное письмо, как это заведено, завершите его словами «Было приятно работать с вами, Хайден» или «Я с нетерпением жду вашего ответа, Хайден».
Прием 21
Заострите внимание получателя на определенных фразах, используя его имя
Используйте имя получателя электронного сообщения с выгодой для себя. Если вы хотите выделить конкретную мысль в середине сообщения, подчеркните ее, добавив рядом с ней имя человека, которому вы пишете. Поставив имя адресата в качестве последнего слова в вашем электронном письме, вы можете сделать его более личным и теплым. Только не переусердствуйте: вполне достаточно будет употребить имя получателя один или два раза.
Сделайте ваши сообщения интересными
(без эмодзи)
Практически каждому из нас (даже если он не признаётся в этом другим) нравятся смайлики с сердечками, обезьянками и маленькими рожицами. Удивительно, как же нам раньше удавалось выражать свои чувства без этих маленьких незамысловатых картинок! Сегодня использование эмодзи говорит не столько возрасте отправителя сообщения, сколько о его профессионализме. Времена меняются довольно быстро, но многие до сих пор чувствуют, что эмодзи – свидетельство бедного словарного запаса отправителя. Так что же делать настоящему профессионалу, пристрастившемуся к использованию эмодзи?
Вот несколько советов. Не отправляйте эмодзи людям, занимающим более высокое положение, только если они не стали первыми посылать их вам. Избегайте их в деловой переписке с людьми из других компаний, даже если они – ваши хорошие друзья. Если ваше электронное письмо будет опубликовано, ваша репутация и репутация вашей компании могут быть подорваны. (В личном общении не отправляйте эмодзи
